L’espace de coworking a pour vocation première d’accueillir les travailleurs du savoir, et par conséquent de leur mettre à disposition un accès des plus complets aux outils du numérique (connexion Wifi, imprimantes, etc.). Les modalités d’occupation de ce lieu peuvent varier. Les offres les plus élaborées peuvent aller jusqu’à proposer une véritable “domiciliation”, dont le présent article se propose d’en détailler le fonctionnement.
Les différentes modalités de la domiciliation en tiers-lieux
Le terme de “domiciliation” est régulièrement utilisé pour désigner des situations qui sont pourtant très différentes et ne doivent pas être confondues.
Certains usagers du tiers-lieu peuvent être qualifiés de “résidents” et se voir attribuer à ce titre un bureau attitré. Pour certains tiers-lieux, cette réalité couvre la notion de domiciliation, mais dès à présent il convient de préciser qu’il s’agit là d’une domiciliation “a minima”, et certainement pas d’une domiciliation au sens juridique du terme.
D’autres tiers-lieux proposent une véritable domiciliation permettant de bénéficier d’une adresse professionnelle, de services de gestion et de réexpédition du courrier, de la mise en place d’une ligne téléphonique, d’un accès à des salles réservées à des réunions, des conférences, ou à des évènements que l’utilisateur souhaite mettre en place, ainsi que d’un accueil privilégié pour ses collaborateurs.
Ces différentes réalités doivent composer avec le droit des contrats et plus particulièrement le droit des sociétés qui depuis déjà plusieurs années appréhende et encadre la domiciliation.
L’encadrement juridique de la domiciliation en tiers-lieux
La compréhension de la notion juridique de domiciliation est un préalable nécessaire (A) à la mise en place d’une offre de domiciliation par les tiers-lieux (B).
A. Définition juridique de la domiciliation
La domiciliation, comme l’obtention d’un siège social, constitue une étape phare dans le processus conduisant à la création d’entreprise ou d’association. La domiciliation est une obligation pour toutes les sociétés françaises, mais également pour les associations (article L. 123-11, code de commerce). Elle correspond à l’adresse administrative et fiscale à laquelle tous les courriers seront envoyés.
- Domiciliation pour une entreprise
Pour une entreprise, la domiciliation est indispensable afin de bénéficier d’une immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Registre des Métiers). Disposer d’un siège social compte parmi les obligations qui incombent à un entrepreneur, qu’il s’agisse d’une société ou d’un entrepreneur individuel. L’adresse administrative figurera sur les documents officiels et commerciaux (ex: factures, devis, bons de commande, etc.).
- Domiciliation pour une association
Pour une association, la nécessité d’obtenir un siège social ou une adresse de domiciliation est un impératif qui compte parmi les formalités obligatoires au moment de la déclaration (les statuts d’une association ont l’obligation d’indiquer la commune de domiciliation). Elle permet de choisir la préfecture de déclaration de l’association, ainsi que les instances et hiérarchies juridiques dont elle va dépendre en cas de litige ou de responsabilité pénale.
B. Domaine d’application de la domiciliation en tiers-lieux
- Le point de vue de l’utilisateur : l’association ou la société souhaite être domicilié en tiers-lieu
Si l’entreprise ou l’association peut être domiciliée dans ses propres locaux, elle peut également être réalisée dans une adresse obtenue auprès d’une structure qui propose des offres de domiciliation, c’est à dire d’une société de domiciliation.
Rejoindre un tiers-lieu comme une pépinière d’entreprise ou un espace de coworking, dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises, permet à l’association, à la société ou à l’auto-entrepreneur d’être accompagné par des spécialistes, et de profiter d’équipements et de services (services de secrétariat ; espaces de réunion et de réception notamment, etc.). Les locaux mis à disposition sont très souvent adaptés à la taille d’une petite entreprise naissante. L’intérêt économique n’est pas à négliger : la création d’une entreprise a un coût, et l’entrepreneur individuel n’a parfois pas les moyens d’acquérir ou de louer des locaux. Recourir à la domiciliation permet de disposer d’un local conforme aux règlements et pour un coût réduit.
- Le point de vue de la structure d’accueil : le tiers-lieu souhaite mettre en place une offre de domiciliation à destination de ses usagers (associations ; sociétés; auto-entrepreneurs ; etc.)
Face à une demande croissante de domiciliation, les gérants de ces espaces s’interrogent régulièrement quant à la possibilité de proposer des services de domiciliation d’entreprise. Si cette faculté est reconnue sur un plan juridique, elle reste cependant encadrée par une législation particulièrement contraignante.
Un tiers-lieu souhaitant offrir des services de domiciliation sera assimilé à une société de domiciliation d’entreprise qui est considérée par le droit comme un prestataire de service fournissant à titre professionnel une domiciliation juridique (siège social, adresse commerciale, administrative, postale) à des personnes physiques ou morales pour l’exercice de leur activité professionnelle. Pour cela, le tiers-lieu devra remplir un certain nombre de conditions, conduisant à la rédaction d’un contrat de domiciliation.
Les conditions de domicilitation
Un tiers-lieu souhaitant exercer une activité de domiciliation doit respecter plusieurs conditions tenant à :
- À la demande d’agrément
- Au respect de plusieurs obligations
La demande d’agrément
Le tiers-lieu ayant pour activité de servir de siège à des entreprises doit être inscrit au RCS ou au répertoire des métiers. En outre, l’ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009 complétée par le décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009 prévoient qu’ils doivent être titulaires d’un agrément préalable délivré par le préfet du département du lieu du siège social du tiers-lieu.
L’agrément doit être renouvelé après 6 ans.
Un formulaire type “Demande d’agrément pour une société de domiciliation d’entreprise (personne morale)” est disponible en ligne à l’adresse suivante : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F33830
En l’absence de réponse des autorités dans les 2 mois, l’agrément sera considéré comme refusé.
Dans tous les cas, l’exercice par un tiers-lieu de l’activité de domiciliation sans avoir préalablement obtenu l’agrément ou après un retrait de l’agrément est sanctionné d’une peine d’emprisonnement de 6 mois et d’une amende de 7500 euros.
Les obligations du domiciliataire
Les obligations du domiciliataire sont contenues au sein des articles L. 123-11-2 à L. 123-11-5 du code de commerce. Le domiciliataire doit notamment :
- Être immatriculé au RCS ou au répertoire des métiers, durant l’occupation des locaux, sauf s’il s’agit d’une personne morale française de droit public;
- Mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
- Détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activités des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez les domiciliataires ;
- Informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier;
- Communiquer aux huissiers de justice munis d’un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée ;
- Fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
Le contrat de domiciliation
Dans le cadre de son activité de domiciliation, le tiers-lieu domiciliataire devra conclure avec les entreprises domiciliées un contrat écrit, d’une durée minimale de 3 mois renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation.
En toute hypothèse, ce contrat devra obligatoirement mentionner le numéro d’agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation.
Dans la rédaction du contrat de domiciliation et pour la sécurisation juridique de cette situation, il sera préférable pour le tiers-lieu de se rapprocher d’un avocat conseil.
Conclusion
Pour un tiers-lieu, s’investir dans des activités de domiciliation est légalement contraignant. En outre, l’obligation d’être inscrit au RCS conduit à exclure les associations de ce dispositif puisque par définition, une association n’a pas vocation à exercer une activité commerciale à titre principal, et donc n’est pas tenue de s’immatriculer au RCS. Dans les faits, l’immatriculation au RCS conduit à ne réserver la faculté de domiciliation qu’aux associations exerçant certaines activités très spécifiques tenus de demander cette immatriculation, c’est à dire si l’association en question :
- Émet des obligations ou des titres de créance négociables
- Effectue habituellement des opérations de change manuel
- Exercice une mission de “gérante-mandataire” d’un fonds de commerce (avis CCRCS n° 2018-010 du 18 juillet 2018)
De fait, seuls quelques tiers-lieux pourront développer cette brique de service. Dans la plupart des situations, à défaut d’une domiciliation, le tiers-lieu, s’il est par exemple de type associatif, devra se cantonner à des offres consistant à la mise à disposition d’une adresse de gestion, ou à la mise à disposition de bureau.
