Sous la responsabilité du directoire de la Coopérative Tiers-Lieux, il·elle participera au suivi administratif, logistique et financier des actions de formation de la structure, afin de contribuer à son développement et à l’atteinte de ses objectifs en matière de formation professionnelle.
Principales activités :
Suivi administratif et pédagogique des formations :
- Mettre à jour les plate-formes d’orientations et d’inscriptions en fonction de la planification des sessions de formation.
- Saisir les entrées et sorties en formations sur les plateformes dédiées.
- Rédiger et envoyer les éléments contractuels à destination des stagiaires (conventions, contrats, attestations, etc.).
- Archiver et classer les documents selon les normes internes et réglementaires.
- Suivre et reporter les données sur les tableaux de bord et le logiciel métier de la structure.
- Assurer la contractualisation avec les équipes externes (vérification et respect des cahiers techniques, rédaction et envoi des contrats formateurs, pièces complémentaires,…).
- Aider à l’organisation des certifications : logistique, convocations.
- Contribuer à la préparation des audits Qualiopi, du BPF et des données liées à l’accrochage des certifiés.
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires liées à la formation et faire remonter les anomalies éventuelles.
Appui logistique des formations :
- Aider à l’organisation logistique des sessions de formation (réservation de salles, recueil des devis et des attestations ERP,…) en respectant le budget alloué.
- Archiver et classer les documents selon les normes internes et réglementaires.
Suivi financier des formations :
- Établir et envoyer les factures selon les modalités des financeurs.
- Assurer le suivi et la résolution des dossiers spécifiques de remboursement.
Gestion des justificatifs de frais des équipes pédagogiques. - Respecter et suivre les budgets de formation établis.
- Archiver et classer les documents selon les normes internes et réglementaires.
- Suivre et reporter les données sur les tableaux de bord et le logiciel métier de la structure.
Relations et communication avec les différents acteurs du pôle formation :
- Participer aux réunions physiques ou distancielles avec les équipes du pôle formation.
- Participer aux Conseils de Perfectionnement.
D’autres demandes d’assistance administrative peuvent se greffer ; la liste n’est pas exhaustive.
Pour mener à bien vos missions, vous bénéficierez :
- de temps de cadrage par la membre du directoire en charge des ressources financières,
- des temps d’échanges avec les membres de l’équipe, en fonction des besoins, pour améliorer les pratiques liées à vos missions.
Profil recherché :
Les indispensables :
- Excellente connaissance de la formation professionnelle
- Maîtrise des modalités financières, des budgets et de la législation en matière de formation professionnelle
- Maîtrise des outils numériques,
- Aisance sur les logiciels de formation professionnelle ( Odoo Community ou équivalent )
- Excellente capacité rédactionnelle et bonne expression orale
- Capacité à vous saisir des outils et ressources proposés par la structure
- Aptitude à l’anticipation
- Rigueur organisationnelle et autonomie
- Posture et un relationnel professionnel qui vous permettront de vous adapter à l’ensemble des interlocuteurs
- Un état d’esprit collaboratif
- Avoir une connaissance du milieu des tiers-lieux et des politiques publiques serait un plus pour comprendre les enjeux de la structure
Planning prévisionnel :
Trois journées par semaine jusque fin 2025. Une journée correspond à 7h00 ou six demies- journées par semaine jusque fin 2025. Une demie-journée correspond à 3h30.
La prestation pourra être ajustée (durée et quantité) en fonction de l’évolution des besoins de la structure ou du plan de charges du prestataire après échanges et validation mutuelle entre le prestataire et le directoire de la Coopérative Tiers-Lieux.
Évaluation des offres :
L’offre devra comporter les éléments suivants :
– présentation du prestataire et de ses compétences en lien avec les missions demandées
– références et nature des expériences dans le domaine
– proposition tarifaire sur un forfait à la demi-journée sur une base de 24 journées demis-journées par mois
– les coûts éventuels associés à la mission doivent être intégrés dans l’offre (ex : impressions de documents etc.).
L’évaluation des offres se fera en fonction :
– des compétences du prestataire
– des références et nature de l’expérience
– du coût de l’offre
Une attention particulière sera également portée aux points suivants :
– Vous avez au moins 3 années d’expériences dans des missions d’assistanat administratif et comptable pour des entreprises.
– Vous travaillez en Gironde (33).
La Coopérative Tiers-Lieux se réserve le droit d’auditionner les finalistes et de négocier les offres.
Date limite de réponse : réponse attendue pour le 22 Avril 2025 (inclus) auprès de formation@tierslieux.net
